Novinky ve Skyware

Follow-up sekvence, typy zakázek a API pro napojení webu

• Follow-up sekvence – sled e-mailů, úkolů a upozornění, který se spustí sám: nový lead, odeslaná nabídka, změna fáze, vyhraný nebo prohraný obchod, dokončený projekt. Například týden po odeslání nabídky odejde klientovi připomenutí a o tři dny později dostanete úkol zavolat.
• Vy určujete, kdy a co – za kolik dní a v kolik hodin, e-maily jen v pracovní dny. Text napíšete sami, nebo použijete šablonu ze Zpráv klientům. Každý e-mail může nejdřív čekat Ke schválení.
• Samy se zastaví, když klient odpoví, odhlásí se nebo obchod posunete či uzavřete. Stejný klient nedostane stejnou sekvenci dvakrát za půl roku.
• Typy zakázek – weby, e-shopy, grafika… každý typ má vlastní fáze pipeline i vlastní sekvence. Typ leadu jde kdykoli změnit a lead se přesune do odpovídající fáze.
• Jen pro některé leady – sekvence omezíte podle typu zakázky, zdroje leadu a hodnoty od–do.
• Obchodní report – trychtýř a úspěšnost podle fáze, zdroje a obchodníka, důvody prohry, vyhraná hodnota po měsících a výsledky sekvencí.
• API – poptávkový formulář na vašem webu založí lead v pipeline a uloží zdroj i kampaň. Každá aplikace dostane vlastní klíč jen s potřebnými oprávněními, dokumentaci a přehled volání najdete v Nastavení › API. Integrace a API
• Firma a kontakt u leadu – firmu vyhledáte jako u projektů a faktur, kontakty se načtou až po jejím výběru, s fotkou a vlastním vyhledáváním.
• Písmo systému – v Nastavení › Obecné › Vzhled vyberete písmo a velikost pro celý tým i klientský portál.
• Dokumenty jako správce souborů – složky, přetahování souborů z počítače i mezi složkami, hromadné stažení v ZIPu, koš a klávesové zkratky. V detailu klienta stejný správce jen s jeho soubory.
• Přehlednější menu – sekce Moje práce, Dokumenty, Projekty, Obchod, Klienti, Finance, Tým a Nastavení. Volitelně může být otevřená vždy jen jedna sekce.
• Portál klienta – vlastní menu s tlačítkem Nový požadavek, počítadly toho, co čeká na klienta, a novou stránkou Faktury s PDF a ISDOC ke stažení.
• Nastavení zaměstnanců – výchozí role pro nové kolegy a povinné dvoufázové ověření pro celý tým.

Jak nastavit připomenutí nabídky krok za krokem

Drobnosti a opravy

• Zpřísnili jsme oprávnění ve vyhledávání a interních funkcích: klienti v portálu vidí jen data své firmy. Bezpečnost a data
• Tlačítka v kartách „Pozor na“ mají barvu karty a přepínací tlačítka jsou při najetí myší čitelná.
• Automatické úlohy s vlastním intervalem se zobrazují s popisem česky.

Skyware jako aplikace v telefonu a pipeline obchodu

• Upozornění – zvoneček v horní liště a upozornění do telefonu i prohlížeče: zmínka kolegy, schválení klientem, nový požadavek, úkol. Co vám má chodit, nastavíte v profilu.
• Aplikace na plochu – Skyware si přidáte na plochu telefonu a otevírá se jako samostatná aplikace, bez adresního řádku.
• Zapsat čas odkudkoli – plovoucí tlačítko na telefonu, položka v nabídce + a rychlé akce na počítači. Čas zapíšete hned po práci, ne v pátek zpaměti.
• Detail projektu na mobilu – záložky ve spodní liště, ovládání palcem, týdenní plán, kalendář i časová osa přizpůsobené malé obrazovce.
• Historie projektu jako tabulka – sloupce s autorem, časem a stavem fakturace, hledání a filtry. Vyfakturovanou práci můžete ručně odškrtnout.
• Pipeline – leady po fázích s hodnotou, obchodníkem a dalším krokem. Karty přetáhnete myší, na telefonu změníte fázi v detailu. Poptávky z portálu se v pipeline objeví samy a nabídka lead posouvá.
• Obchod dnes – widget na nástěnce, počítadlo v menu a v pracovní dny ráno upozornění: kroky po termínu a leady, které dlouho stojí.

Drobnosti a opravy

• Doplnili jsme přes 500 chybějících českých textů v profilu, firmě, projektu, fakturách a nastavení.
• Pozor na, Příštích 7 dní, Moje úkoly, Projekty a další widgety jdou zmenšit. Na širokém monitoru se vejde pět malých widgetů vedle sebe.

Nové menu, role týmu a náhled očima klienta

• Nové menu – sekce podle práce (obchod, projekty, finance…), připnutí čehokoli nahoru, počítadla u položek, naposledy navštívené stránky a sbalené menu. Menu si můžete upravit: skrýt, co nepoužíváte, a přeskládat pořadí.
• Rychlé hledání ⌘K – kromě dat najde i stránky a akce. „Nová faktura“ napíšete a jste tam.
• Role a oprávnění – obchod, projekty, finance, ceny, trezor hesel… Role určuje, co kolega uvidí v menu, na nástěnce i v datech. Klientský portál je uzavřený jen na data firmy klienta.
• Zobrazit jako klient – portál si projdete očima konkrétního kontaktu, jen pro čtení. Před pozváním klienta víte přesně, co uvidí.
• Rychlý start – nový kolega i klient dostanou průvodce prvními kroky.
• Dokumentace – nápověda k celému systému po kapitolách podle menu, s hledáním a nápovědou ke stránce, na které právě jste.
• Skyware na mobilu a tabletu – vysouvací menu, kompaktní horní lišta a obsah přes celou šířku displeje.
• Historie změn – u faktur, projektů, klientů i nastavení vidíte, kdo co vytvořil, změnil nebo smazal a jaká byla původní hodnota.
• Export dat klienta – všechna data jednoho klienta stáhnete jako ZIP, třeba když o ně požádá podle GDPR.

Drobnosti a opravy

• E-maily se podepisují klíčem DKIM vaší domény, takže je poštovní servery snáz přijmou. Nastavení a ověření DNS záznamu najdete v Nastavení › E-maily.
• Časová osa ukazuje nepřítomnosti a upozorní na termín, který připadá na dovolenou řešitele.

Nová nástěnka z widgetů – každý si ji složí po svém

• Widgety – přes 25 widgetů: dnes, tržby, pohledávky, cashflow, DPH, úkoly, Pozor na, kalendář, vytížení, zdraví, obchod, paušály, nevyfakturováno, obnovy, požadavky klientů, kurzy měn, poznámka a další. Většina má malý graf a proklik do detailu.
• Vlastní rozložení – widgety přidáte, odeberete, přetáhnete a změníte jim velikost. Rozložení je pro každého uživatele zvlášť.
• Šablony podle role – připravená rozložení pro vedení, obchod, účetní a vývojáře. Vlastní rozložení můžete nastavit jako výchozí pro nové kolegy.
• Cíle měsíce a minulý týden – tempo tržeb firmy a vašich fakturovatelných hodin s odhadem konce měsíce. Srovnání minulého týdne s týdnem předtím.
• Proklik z grafů – klik na měsíc v tržbách otevře jeho faktury, klik na kolegu ve vytížení jeho týdenní plán.
• Nastavení widgetů – ozubeným kolečkem zvolíte období, jen moje nebo všechny projekty, kolegy ve vytížení nebo počet dní kalendáře.
• Rychlé akce – nový úkol založíte přímo ve widgetu Moje úkoly a úkoly z plánu na dnes odškrtnete bez otevírání.
• Obnovování samo – widgety se obnoví každých 5 minut a po návratu do záložky. Nástěnku tak můžete mít otevřenou celý den.

Klasická nástěnka zůstává a přepnete se na ni jedním kliknutím.

E-maily ve vaší značce a zprávy klientům

• Nové e-mailové šablony – všechny e-maily mají stejný vzhled s vaším logem, barvou značky a patičkou firmy. Každý e-mail má i textovou verzi, kterou vyžadují některé poštovní programy.
• Doručitelnost – e-maily odcházejí jménem vaší firmy s odpovědí na váš e-mail. V Nastavení › E-maily uvidíte náhled a kontrolu SPF, DKIM a DMARC, tedy jestli vás poštovní servery považují za důvěryhodného odesílatele.
• Zprávy klientům – vlastní text v brandové šabloně s živým náhledem. Časté zprávy si uložíte (upomínka, žádost o podklady, oznámení odstávky) a přiložíte faktury nebo soubory. Historie odeslaných zpráv je u klienta.
• Vlastní logo do e-mailů – nahrajete logo, které se v e-mailech zobrazí správně ve všech poštovních programech.
• Přehled fronty e-mailů – v Nastavení vidíte, co čeká na odeslání a co selhalo. E-mail odešlete znovu jedním kliknutím a nástěnka upozorní, když se fronta zasekne.
• Kopie do odeslané pošty – odeslané e-maily se ukládají do složky Odeslané ve vaší schránce, takže je máte i v poštovním programu.

Drobnosti a opravy

• Testovací e-mail v nastavení používá novou šablonu a výsledek uvidíte hned.
• Odhad DPH ukazuje celé názvy měsíců.

Týdenní plán, komentáře týmu a změnové požadavky

• Týdenní plán – Skyware navrhne plán z termínů a rozpracovaných úkolů podle vaší kapacity. Úkoly přetahujete mezi dny, přidáte vlastní body a odhady hodin. Vedoucí vidí plán celého týmu.
• Nepřítomnosti – dovolená a nemoc jsou v kalendáři, na nástěnce i ve vytížení týmu. Úkoly, služby a SLA předáte zástupci, který dostane e-mail, a po návratu se vám vše vrátí.
• Interní komentáře – u projektů a úkolů má tým vlastní záložku, kterou klient nevidí. Kolegu označíte přes @zmínku a dostane upozornění.
• Změnové požadavky – když klient chce něco navíc, zapíšete dopad na hodiny, cenu a termín a pošlete mu to ke schválení do portálu. Po schválení se upraví odhad, termín i rozpočet a vznikne milník k fakturaci.
• Retrospektiva projektu – po dokončení Skyware shrne fakta: odhad proti realitě, termín, rozpočet, změny a hodnocení klienta. Doplníte, co se povedlo a co příště jinak, a poučení se ukáže u šablony při dalším podobném projektu.

Upomínky, fakturace po milnících a zdraví klientů

• Nové upomínky – Skyware upomínky připraví podle toho, jak klient obvykle platí. Každá čeká ve schránce Ke schválení, takže nic neodejde bez vašeho vědomí.
• Hromadná fakturace – paušály, služby a odvedenou práci vyfakturujete na konci měsíce najednou. Projdete seznam, upravíte, co je potřeba, a faktury se vystaví všem klientům.
• Fakturace po milnících – u projektu za pevnou cenu rozdělíte cenu na milníky (procentem nebo částkou) a navážete je na body checklistu. Když je bod hotový, milník se objeví k fakturaci. Záloha z nabídky je první milník.
• Hodnocení klientů – po uzavření požadavku nebo projektu Skyware připraví žádost o hodnocení. Klient hodnotí v portálu a vy vidíte spokojenost a NPS v přehledu i v detailu firmy.
• Zdraví klientů – skóre z tržeb, placení, spokojenosti, dodržování SLA a aktivity. Ohrožené klienty uvidíte v pondělním souhrnu dřív, než odejdou.
• Obnovy jako obchodní příležitost – roční služby a licence před koncem platnosti se objeví jako příležitost. Nabídku na prodloužení připravíte s navýšením ceny nebo slevou za víc let a schválením obnovu uzavřete.

Nabídky se schválením, požadavky se SLA a předpověď cashflow

• Nabídky – nabídku sestavíte ze šablon a pošlete klientovi odkazem. Klient ji schválí nebo odmítne online a ze schválené nabídky vznikne projekt i zálohová faktura. Nic se nepřepisuje.
• Požadavky klientů se SLA – každý klient může mít smlouvu s reakčními lhůtami podle priority. Skyware hlídá, kolik času zbývá, a upozorní dřív, než lhůta vyprší.
• Požadavky e-mailem – klient napíše na vaši podporovou adresu a z e-mailu se sám založí požadavek u správného klienta.
• Předpověď cashflow – kolik peněz přijde a odejde na 3, 6 nebo 12 měsíců dopředu, z faktur, paušálů, služeb a nákladů.
• Rozpočty v penězích – u projektu za pevnou cenu nastavíte rozpočet v korunách. Skyware průběžně ukazuje, kolik se utratilo, a odhaduje, s jakou marží projekt skončí.
• Automatizace – pravidla „když… tak…“: když se v projektu něco stane, Skyware za vás udělá další krok – třeba přiřadí úkol nebo pošle upozornění kolegovi.
• Znalostní karta klienta – všechno podstatné o klientovi na jednom místě: kdo rozhoduje, na co si dát pozor, jaké technologie používá.
• Kalendář v telefonu – termíny ze Skyware si odeberete do Google, Apple nebo Outlook kalendáře.

Časová osa projektů, kanban a kalendář

• Časová osa (Gantt) – projekty a podprojekty na ose s termíny a pod nimi vytížení týmu. Když posouváte termín, hned vidíte, jestli na to v tu dobu budou lidi.
• Kanban – úkoly ve sloupcích K řešení, Rozpracováno, Čeká a Hotovo. Stav změníte přetažením karty.
• Opakované projekty – měsíční správu, čtvrtletní audit nebo roční kontrolu webu založí ze šablony sám, v termínu, který nastavíte.
• Učení z historie – u šablony vidíte, kolik hodin a dní projekty podle ní skutečně trvaly. Další nabídku tak odhadnete podle reality, ne podle optimismu.
• Služby – agenda opakovaných služeb pro klienty: hosting, zálohy, domény, certifikáty. Každá služba má cenu, období a datum obnovy.
• Kalendář – termíny projektů, úkolů, faktur, služeb i nepřítomností na jednom místě. Přidáte si i vlastní poznámky a události.

Šablony projektů a přehled nevyfakturované práce

• Šablony projektů – checklist, podprojekty, řešitelé a termíny počítané od data zahájení. Nový web, e-shop nebo servisní zakázku založíte za pár vteřin a vždy stejně.
• Nevyfakturovaná práce – přehled odvedené fakturovatelné práce, která ještě není na faktuře, seřazený po klientech. Z přehledu rovnou vystavíte jednu fakturu za více projektů jednoho klienta.
• Zdraví projektů – semafor rizik: projekty po termínu, přes rozpočet nebo bez pohybu. Najdete ho na nástěnce a vedení dostane každé pondělí souhrn e-mailem.
• Reporty klientům – u kontaktu nastavíte, jak často má dostávat přehled odvedené práce. Skyware report připraví sám, ale odešle se až po vaší kontrole.
• Loga a fotky ve vyhledávání – u výsledků vidíte logo firmy a fotku kontaktu, takže správného „Nováka“ najdete na první pohled.

Ziskovost projektů, paušály a kapacita týmu

• Ziskovost projektů – u každého projektu porovnáte odpracované hodiny, jejich hodnotu a vyfakturovanou částku. Projekty, na kterých proděláváte, poznáte dřív, než skončí.
• Paušály – měsíční balíčky hodin pro klienty s průběžným čerpáním. Skyware upozorní, když se paušál blíží k vyčerpání nebo je přečerpaný, a vy to můžete klientovi říct včas.
• Kapacita týmu – kolik hodin má každý kolega naplánováno a kolik mu zbývá. Novou práci přidělíte tomu, kdo na ni má čas.
• Schvalování klientem – odhady a výkazy pošlete klientovi ke schválení do portálu. Klient potvrdí jedním kliknutím a vy máte souhlas zapsaný u projektu.
• Checklisty v úkolech – jednotlivé body úkolu mají vlastního řešitele a termín. Úkol „Spustit web“ tak rozdělíte mezi více lidí a nic nevypadne.
• Úkoly odkudkoli – nový úkol založíte přímo ze stránky Úkoly, nemusíte kvůli tomu otevírat projekt.
• Co mě dnes čeká – po přihlášení nástěnka ukáže úkoly s termínem, faktury po splatnosti, čekající schválení a další věci, které dnes potřebují vaši pozornost.

Drobnosti a opravy

• Tlačítka pro výběr z více možností jasně ukazují, co je zvolené.
• Obsah e-mailů z fronty má správné obrázky, odkazy i zalomení řádků.

Přehled tržeb, trezor přístupů a přijaté faktury

• Přehled fakturace – tržby po měsících, srovnání s minulým rokem, největší klienti a kritické měsíce, kdy tržby klesají. Na první pohled vidíte, kde firma stojí.
• Trezor přístupů – přihlašovací údaje ke klientským webům, hostingům a službám jsou uložené šifrovaně u firmy klienta. Kdo je smí vidět, určují oprávnění, a hesla se zobrazí až na kliknutí.
• Licence – evidence licencí, které pro klienty spravujete, s daty platnosti. Vaše vlastní přístupy a licence má firma ve stejné agendě.
• Přijaté faktury – nahrajete PDF od dodavatele, Skyware z něj vytáhne číslo, částky a splatnost a odhadne DPH. Přehled nákladů máte vedle vydaných faktur.
• Rychlejší nová faktura – typ, měna, bankovní účet i způsob platby se předvyplní podle klienta, takže většinou stačí doplnit položky.
• Podprojekty – velkou zakázku rozdělíte na části s vlastními úkoly a termíny. Nadřazený projekt nejde uzavřít, dokud nejsou hotové všechny jeho části.

Drobnosti a opravy

• Dokumenty firmy jsou dostupné jen přihlášeným uživatelům.
• Přehled projektů ukazuje odpracovaný a fakturovatelný čas vedle sebe.

Vyhledávání napříč celým Skyware

• Globální vyhledávání – jedno pole v horní liště hledá v klientech, kontaktech, projektech, fakturách i dalších agendách. Výsledky jsou seřazené podle typu a jedním kliknutím jste v detailu.
• Bez ohledu na diakritiku – „zahradnictvi“ najde „Zahradnictví“. Hledání je rychlé i na telefonu, kde se háčky píšou špatně.
• Našeptávače ovládané klávesnicí – při výběru klienta, projektu nebo kolegy se pohybujete šipkami a potvrdíte Enterem, bez sahání na myš.
• Fronta e-mailů – e-maily se neodesílají během ukládání formuláře, ale přes frontu na pozadí. Stránky se tak ukládají rychleji a když poštovní server chvíli nefunguje, e-mail se odešle později, místo aby se ztratil.
• Ochrana proti dvojkliku – formulář se po odeslání zablokuje, takže nevzniknou dvě stejné faktury nebo dva stejné projekty.
• Po uložení tam, kde jste byli – po uložení se vrátíte do seznamu nebo detailu, ze kterého jste přišli.

Drobnosti a opravy

• Když jedna část vyhledávání selže, ostatní výsledky se zobrazí dál a chyba je vidět.
• Zabezpečili jsme zapamatovaná zařízení při přihlášení.
• Exporty a logy nejde stáhnout přímo z webu, jen po přihlášení.
• Stav databáze najdete v Logu systému a Skyware upozorní, když není aktuální.

Platby z Fio banky se párují samy, faktury umí ISDOC

• Párování plateb z Fio banky – Skyware stahuje pohyby z vašeho účtu a podle variabilního symbolu je sám přiřadí k fakturám. Zaplacená faktura se označí bez vašeho zásahu a ve výpisu přijatých plateb hned vidíte, ke které faktuře platba patří.
• Ruční párování a částečné úhrady – když klient zaplatí bez symbolu nebo jen část, platbu přiřadíte k faktuře ručně. Faktura pak ukazuje, kolik zbývá doplatit, a zůstává mezi neuhrazenými, dokud není zaplacená celá.
• ISDOC pro účetní programy – faktury stáhnete ve formátu ISDOC, který načte většina českých účetních programů. Účetní už nemusí nic přepisovat z PDF.
• Fakturace aktualizací projektu – odvedenou práci zapsanou u projektu vyfakturujete přímo z projektu. Vyfakturované záznamy se označí, takže se nic nevyúčtuje dvakrát.
• Export do Excelu – aktualizace projektu i s odpracovaným časem vyexportujete do XLS, třeba jako podklad pro klienta.
• Export a import dat – data firmy si kdykoli stáhnete celá. Jsou vaše a nejste na Skyware závislí.

Drobnosti a opravy

• Log systému v Nastavení ukazuje chyby a varování na jednom místě, důležité problémy se objeví i na nástěnce.
• Zpřísnili jsme ukládání dat do databáze, aby žádný vstup nemohl poškodit záznamy.