Novinky ve Skyware

Smlouvy, angličtina, tmavý režim a oznámení na nástěnce

Smlouvy

• Šablony s proměnnými – firma, IČO, zaměstnanec, platnost a vlastní pole. Šablonu napíšete ve Skyware, nebo nahrajete z Wordu.
• S klienty i s kolegy – smlouvy o dílo, servisní smlouvy, pracovní smlouvy i dodatky na jednom místě.
• Podpis obou stran – nejdřív podepíše protistrana, pak vy. Každý podpis potvrdí ověřovací kód z e-mailu.
• Platnost a prodloužení – smlouva na dobu určitou nebo neurčitou, upozornění před koncem na nástěnce a automatické prodloužení.

Angličtina

• Rozhraní podle profilu – každý kolega i klient si zvolí češtinu nebo angličtinu.
• Doklady v jazyce klienta – faktury, nabídky a jejich PDF podle jazyka odběratele.
• E-maily v jazyce příjemce – upozornění kolegům, žádosti o schválení a nabídky klientům.

Tmavý režim

• Světlý, tmavý, nebo podle systému – volba v profilu kolegy i klienta.
• Celá aplikace – nástěnka, seznamy, formuláře, grafy, mapa skladu i portál klienta. Barva značky zůstává poznat.

Oznámení na nástěnce

• Pro kolegy i klienty – všem, nebo jen vybraným rolím a firmám.
• Od kdy do kdy – oznámení se zobrazí a zmizí samo, připnuté zůstává nahoře.
• Zvoneček a e-mail – kolegům přijde upozornění, klientům e-mail, i u naplánovaných oznámení.
• Kdo si ho přečetl – každý ho skryje tlačítkem „Rozumím“ a vy vidíte, kolik lidí si ho přečetlo.

Klientský portál

• Nová nástěnka klienta – co na klienta čeká (nabídky a odhady ke schválení, faktury k úhradě, smlouvy k podpisu, hodnocení), jeho požadavky a rozpracované projekty, čerpání paušálu, co je nového a kdo pro něj u vás pracuje.
• Hotline tým – urgentní požadavek klient pošle hotline týmu jen se souhlasem s příplatkem. Když se ukáže, že chyba byla na vaší straně, příplatek se neúčtuje.
• Obchodní podmínky – s verzemi. Klient je odsouhlasí při zadání požadavku a vidí, co se od jeho posledního souhlasu změnilo.

Přehledy a projekty

• Seznamy po klientech – projekty s podprojekty, nabídky, služby, kontakty, faktury, smlouvy, majetek i kolegové. Hledání, rychlé filtry a řazení, původní tabulka zůstává.
• Odpovědná osoba projektu – v seznamech, zdraví projektů i na časové ose.
• Nový projekt jako průvodce – zadání, zařazení, lidé, přílohy a shrnutí, podprojekt rovnou z menu projektu.
• Projekty bez sledujících – rychlý filtr a hromadné přidání sledujících.
• Kalendář – státní svátky, jmeniny a narozeniny kolegů.
• E-maily klientům v Odeslaných – ve složce Odeslané najdete i nabídky, žádosti o schválení, reporty a žádosti o hodnocení.

Formuláře, personalistika, chat a doklady mimo faktury

Formuláře

• Formulář za pár minut – text, e-mail, telefon, číslo, datum, výběr z možností, hvězdičky, škála 0–10, souhlas i nahrání souboru s povolenými formáty.
• Povinné, nebo volitelné – u každé otázky slovy, ne hvězdičkou s legendou.
• Kdo vyplní – kdokoli s odkazem, jen s heslem, nebo jen kolegové z vybraných týmů a rolí.
• Rozeslání e-mailem – každý příjemce dostane samostatný e-mail jen se svou adresou a osobním odkazem. Víte, kdo odpověděl, a ostatním pošlete připomínku.
• Odpovědi ve Skyware – souhrn po otázkách s průměrem hodnocení a NPS, tabulka všech odpovědí s hledáním a upozornění na každou novou.
• Zpětná vazba ke školení – u proběhlého školení jedním tlačítkem: kopie formuláře pojmenovaná podle školení a data rovnou účastníkům.

Personalistika

• Karty zaměstnanců – i pro lidi bez účtu: smlouvy, výpověď s výpočtem výpovědní doby, dokumenty, mzdy jen s oprávněním.
• Nástup a odchod – checklisty s úkoly pro IT, nadřízeného nebo roli.
• Dovolená – žádosti o dovolenou, home office a sick day se schválením, nárok a čerpání.
• Školení a certifikace – platnost, povinná školení podle role a připomínky před koncem.
• Ochrana osobních údajů – karty jen s dvoufázovým ověřením, záznam kdo nahlížel a odhlášení po nečinnosti.

Žádosti a schvalování

• Vlastní druhy žádostí – pole, kdo žádá a kdo schvaluje, i ve více krocích.
• Služební cesta – po schválení v nepřítomnostech, po návratu vyúčtování stravného, kilometrů a výdajů.
• Rozpočty oddělení – čerpáno, čeká a zbývá, schvalovatel vidí překročení.
• Rezervace místností a aut – zasedačky, služební auta a vybavení bez kolizí, kniha jízd.

Chat

• Firemní chat – přímé zprávy, skupiny, místnosti a chat k projektu.
• Formátování, odpovědi a vlákna – tučně, odrážky, citace, odpověď na konkrétní zprávu, reakce a přílohy.
• Úkol nebo žádost ze zprávy – jedním klikem.
• Pracovní doba a Nerušit – mimo pracovní dobu počkají upozornění do rána, urgentní zprávy projdou.

Majetek, pokladna a DPH

• Majetek – dlouhodobý i drobný, svěření kolegovi s protokolem k podpisu, daňové odpisy rovnoměrné i zrychlené.
• Pokladna a ostatní doklady – účtenky, platby kartou a poplatky s fotkou účtenky, pokladní kniha s průběžným zůstatkem, tisk pokladního dokladu.
• Interní doklady a zúčtování DPH – opravné doklady, dohadné položky a zúčtování DPH za období s vlastní daňovou povinností nebo nadměrným odpočtem.

Sklad

• Skladové doklady – příjemky, výdejky, převodky do jiného skladu, odpisy a inventurní rozdíly vznikají samy z pohybů.
• Měsíční závěrky – počáteční stav, příjem, výdej a konečný stav v kusech i korunách.

Pošta pro celý tým, podklady pro účetní a hlídání DPH

Pošta

• Více schránek – u každé nastavíte, kdo ji vidí.
• Podokno čtení – na širší obrazovce seznam vlevo a otevřený e-mail vpravo.
• Filtry – hledání s našeptáváním odesílatelů, firem a předmětů, výběr více firem a období.
• Odpověď v editoru – tučné písmo, odrážky a odkazy.
• Naplánované odeslání – odpověď odejde v čase, který zvolíte.
• Podpisy – HTML podpisy s údaji kolegy, u schránky vyberete, který se připojí.
• Kontrola odkazů – Skyware upozorní na phishing a malware v odkazech a přílohách: napodobené domény bank i klientů, skrytý cíl odkazu, zkracovače, nové domény nebo rizikové přílohy. Před otevřením podezřelého odkazu se zeptá.
• Blokování – zablokujete odesílatele nebo celou doménu, jejich e-maily jdou rovnou do Blokovaných.
• Jen známí odesílatelé – volitelně stahovat jen poštu od odesílatelů, které znáte.
• Koš – obnovení, smazání natrvalo, po 30 dnech se vysype sám.
• Rychlé akce v seznamu – do koše nebo zablokovat jedním klikem, s možností vrátit.
• Přílohy v náhledu – PDF a obrázky otevřete přímo v Poště.
• Widget Pošta – nové, naléhavé a podezřelé e-maily na nástěnce.

Pro účetní

• Měsíční balíček – faktury v PDF a ISDOC, originály přijatých faktur, CSV a kontrolní hlášení na jednom místě.
• Odeslání účetní – balíček odejde účetní sám každý měsíc.
• Pohoda – XML pro import ověřené proti oficiálním schématům.
• iDoklad – vydané faktury v XML, které iDoklad importuje jako z Pohody.
• Money S3 – XML s vydanými i přijatými fakturami, DPH podle sazeb i cizími měnami.
• ABRA Flexi – XML s vydanými fakturami včetně položek a přijatými se souhrnem DPH, bez duplicit při opakovaném importu.
• Fakturoid – měsíc odešlete přes API: vydané i opravné faktury, přijaté jako náklady a platby. Klientům Fakturoid nic nepošle.

DPH

• Připomínání přiznání – od 7 dnů před termínem Skyware financím připomíná, zda bylo přiznání podané. Po termínu červeně a e-mailem.
• Potvrzení k podání – k podanému období nahrajete potvrzení z EPO, přiznání nebo kontrolní hlášení.
• DUZP v uzavřeném měsíci – kalendář nepustí DUZP do měsíce, za který je přiznání už podané.
• Budoucí DUZP – u data v budoucnu uvidíte, do kterého přiznání faktura spadne. Víc než měsíc dopředu oranžově jako možný překlep.

Přihlášení přes Google a Microsoft

• Jedno kliknutí – kolegové se přihlásí účtem Google nebo Microsoft. Dvoufázové ověření zůstává.
• Návod krok za krokem – nastavení v Google Cloud Console a Microsoft Entra najdete v Nápovědě.

Projekty a klienti

• Časová osa v historii projektu – dny pod sebou s aktualizacemi, autorem a časem. Klienti ji mají v portálu jako výchozí.
• Výběr firmy – všude stejný: hledání podle názvu i IČO, loga, naposledy aktivní firmy a založení nové firmy bez opuštění formuláře.
• Výběr projektu u faktur – s logem klienta, stavem a jen projekty zvoleného odběratele.
• Aktualizace z ARES a RPO – údaje firem se pravidelně kontrolují a vidíte, kolik se jich změnilo.
• Pozastavené projekty – zdraví projektů je nehlídá.

Drobnosti a opravy

• Katalog automatických úloh – všechny úlohy s popisem a tlačítkem Použít. Vlastní interval s náhledem dalších spuštění.
• Výběr času – hodiny a minuty po 5, nebo napíšete 1830.
• Nová faktura – pole jen tak široká, jak potřebují.

Nová mobilní verze

Mobil

• Spodní navigace – Čas, Hledat, Nová činnost, Skylar a Nástroje u palce.
• Menu podle ruky – menu ve spodní navigaci, pod Více vaše připnuté stránky.
• Hledání u palce – pole je dole nad klávesnicí, výsledky nad ním. Klávesnice se otevře rovnou.
• Skylar jako chat – otázka se píše dole, odpovědi jsou nad polem.
• Obnovení potažením dolů – i v aplikaci na ploše.
• Bez přibližování na iOS – klepnutí do pole stránku už nepřiblíží. Roztažení prsty funguje dál.
• Bez přetékání – všechny agendy jsme prošli, tlačítka a záložky se vejdou na obrazovku.

Skylar v horní liště

• Panel Skylar – na počítači otevřete Skylar z horní lišty, aniž byste opustili stránku.

Licence

• Využití licencí – každý měsíc se Skyware zeptá, zda licence používáte, a vyhodnotí, co vypovědět.

Nástěnka

• Widget Dnes – pracovní dny do konce měsíce bez víkendů a svátků.
• Svátky a jmeniny – české i slovenské státní svátky, svátky jmen (CZ) a meniny (SK).

Skylar, předpověď obchodu a webhooky

Zeptej se Skylar

• Otázky běžnou řečí – Skylar odpoví na otázky nad daty firmy, třeba „Kdo nám nejvíc dluží?“ nebo „Kolik hodin jsme letos dali do e-shopů?“.
• Fakta odděleně od doporučení – Skylar smí navrhovat, ale doporučení a strategie jsou vždy oddělené od toho, co plyne z dat.
• Zdroje u odpovědi – u každé odpovědi vidíte, z jakých dat vychází.
• Historie otázek – položené otázky zůstanou i po obnovení stránky.
• Nové modely AI – Claude Sonnet 5.5 a Gemini 3. Vyřazené modely se samy převedou na nástupce.

Skylar používá stejného poskytovatele AI a stejný klíč jako AI asistent.

Obchod

• Předpověď – tržby na 3 měsíce dopředu a vytížení týmu na 8 týdnů.
• Kdy můžeme začít – podle vytížení týmu zjistíte, kdy nejdřív můžete novou zakázku rozjet.
• Důvody prohry – u prohraného obchodu vyberete hlavní a vedlejší důvody z kategorií.
• Z leadu nabídka jedním klikem – nabídka se předvyplní z leadu.
• Kanban uzavřených leadů – zvolíte období (30 dní, 90 dní, rok, vše) a hledáte napříč všemi.
• Více e-mailů najednou – do historie leadu vložíte víc e-mailů naráz i s přílohami. Duplicity se přeskočí.

Nabídky

• Volitelné položky – klient si je vybere sám při schválení nabídky.
• Popis řešení v editoru – formátování, odrážky a odkazy.
• Přílohy u nabídky – k nabídce přiložíte soubory.
• PDF ve vzhledu náhledu – stažené PDF vypadá stejně jako nabídka, kterou vidí klient.

Napojení a zavedení

• Webhooky – Skyware pošle událost (nový lead, schválená nabídka, zaplacená faktura…) na adresu vašeho systému. Zprávy jsou podepsané a při nedoručení se opakují.
• Import klientů a kontaktů – z Excelu nebo CSV.
• Rychlý start – administrátor uvidí kroky zavedení firmy na jednom místě.

Drobnosti a opravy

• Vyřazení klienta z hodnocení – firmu vyřadíte ze zdraví klientů s uvedením důvodu.
• Interní projekty – nehlídá se u nich zdraví projektu ani nečinnost.

Pošta, online podpis a AI asistent

Pošta

• Pošta – sdílená schránka (IMAP) přímo ve Skyware.
• E-mail u klienta, leadu nebo projektu – každý e-mail přiřadíte ke klientovi, leadu nebo projektu.
• Odpověď ze Skyware – na e-mail odpovíte přímo ze Skyware.
• Lead nebo projekt z e-mailu – z e-mailu jedním krokem založíte lead nebo projekt.
• Přílohy u leadu – k leadu přiložíte soubory, třeba PDF s nabídkou. Přílohy přetaženého e-mailu se uloží samy.
• Formátování v historii leadu – e-maily v historii leadu si zachovají formátování.

Online podpis

• Podpis nabídky v portálu – klient schválí nabídku podpisem prstem nebo myší v klientském portálu.
• Dokumenty k podpisu odkazem – dokumenty a smlouvy pošlete k podpisu odkazem, bez přihlášení.
• Záznam podpisu – uloží se text v okamžiku odeslání, jeho otisk SHA-256, podpis, jméno, e-mail, čas a IP adresa.
• Podepsané PDF – podepsaný dokument si stáhnete jako PDF.

Jde o prostý elektronický podpis, ne o kvalifikovaný.

AI asistent

• Váš poskytovatel a klíč – vyberete si Anthropic (Claude), OpenAI (GPT) nebo Google (Gemini) a připojíte vlastní API klíč.
• Shrnutí projektu – asistent připraví shrnutí projektu pro klienta.
• Návrh odpovědi v Poště – k e-mailu klienta připraví návrh odpovědi.
• Návrh položek nabídky – položky nové nabídky navrhne podle dřívějších nabídek.
• Třídění e-mailů – příchozí e-maily roztřídí podle kategorie a naléhavosti.

Asistent jen navrhuje – rozhodují a odesílají lidé. Poskytovateli odejdou jen data, která daná funkce potřebuje.

Drobnosti a opravy

• Kontrola systému – každých 10 minut Skyware sám zkontroluje nedoručené nebo čekající e-maily, automatické úlohy, chyby stránek a nedokončené aktualizace databáze.
• Po každé aktualizaci proběhne úplná kontrola systému.

Follow-up sekvence a API pro napojení webu

• Follow-up sekvence – sled e-mailů, úkolů a upozornění, který se spustí sám: nový lead, odeslaná nabídka, změna fáze, vyhraný nebo prohraný obchod, dokončený projekt. Například týden po odeslání nabídky odejde klientovi připomenutí a o tři dny později dostanete úkol zavolat.
• Vy určujete, kdy – za kolik dní a v kolik hodin, e-maily jen v pracovní dny.
• Vy určujete, co – text napíšete sami, nebo použijete šablonu ze Zpráv klientům. Každý e-mail může nejdřív čekat Ke schválení.
• Samy se zastaví, když klient odpoví, odhlásí se nebo obchod posunete či uzavřete.
• Bez opakování – stejný klient nedostane stejnou sekvenci dvakrát za půl roku.
• API pro poptávky z webu – poptávkový formulář na vašem webu založí lead v pipeline a uloží zdroj i kampaň. Integrace a API
• Klíče s oprávněními – každá aplikace dostane vlastní klíč jen s potřebnými oprávněními. Dokumentaci a přehled volání najdete v Nastavení › API.

Jak nastavit připomenutí nabídky krok za krokem

Tlačítko +, stopky a náhled v bočním panelu

• Tlačítko + – otevře panel se všemi rychlými akcemi.
• Stopky – čas pro zápis práce změříte stopkami v bočním panelu.
• Náhled (ikona oka) – projekty, firmy, faktury, kontakty, nabídky a úkoly si prohlédnete v bočním panelu bez opuštění stránky.
• Vzhledy faktur – několik designů s náhledem naživo a barvou vaší značky.
• Výběr data – nový kalendářík pro zadávání dat v celém systému.
• Výběr zaměstnanců – kolegy vybíráte podle fotek v celém systému.

Skyware jako aplikace v telefonu a pipeline obchodu

• Zvoneček upozornění – v horní liště najdete všechna upozornění: zmínku kolegy, schválení klientem, nový požadavek, úkol.
• Upozornění do telefonu a prohlížeče – upozornění přijdou i jako notifikace. Co vám má chodit, nastavíte v profilu.
• Aplikace na plochu – Skyware si přidáte na plochu telefonu a otevírá se jako samostatná aplikace, bez adresního řádku.
• Zapsat čas odkudkoli – plovoucí tlačítko na telefonu, položka v nabídce + a rychlé akce na počítači. Čas zapíšete hned po práci, ne v pátek zpaměti.
• Pipeline – leady po fázích s hodnotou, obchodníkem a dalším krokem. Karty přetáhnete myší, na telefonu změníte fázi v detailu.
• Poptávky z portálu v pipeline – poptávky, které klienti zadají v portálu, se v pipeline objeví samy.

Nové menu, role týmu a náhled očima klienta

• Nové menu – sekce podle práce: obchod, projekty, finance a další.
• Připnutí nahoru – cokoli z menu si připnete nahoru.
• Vlastní menu – skryjete, co nepoužíváte, a přeskládáte pořadí.
• Role a oprávnění – obchod, projekty, finance, ceny, trezor hesel… Role určuje, co kolega uvidí v menu, na nástěnce i v datech.
• Zobrazit jako klient – portál si projdete očima konkrétního kontaktu, jen pro čtení. Před pozváním klienta víte přesně, co uvidí.

Drobnosti a opravy

• U položek menu jsou počítadla.
• Menu ukazuje naposledy navštívené stránky.
• Menu jde sbalit.
• Klientský portál je uzavřený jen na data firmy klienta.

Sklad: portál pro klienty 3PL a štítky palet SSCC

• Portál pro klienty skladu (3PL) – klient v klientském portálu vidí své zásoby, pohyby a objednávky.
• Čísla SSCC – v Nastavení zadáte GS1 prefix firmy a čísla SSCC se přidělují automaticky.
• Štítky GS1-128 – štítek palety s identifikátorem (00) vytisknete přímo ze Skyware.
• Paleta po naskenování – po naskenování SSCC Skyware najde paletu.

Nová nástěnka z widgetů – každý si ji složí po svém

• Widgety – přes 25 widgetů: dnes, tržby, pohledávky, cashflow, DPH, úkoly, Pozor na, kalendář, vytížení, zdraví, obchod, paušály, nevyfakturováno, obnovy, požadavky klientů, kurzy měn, poznámka a další.
• Grafy a prokliky – většina widgetů má malý graf a proklik do detailu.
• Vlastní rozložení – widgety přidáte, odeberete, přetáhnete a změníte jim velikost.
• Rozložení pro každého – každý uživatel má své vlastní rozložení.
• Šablony podle role – připravená rozložení pro vedení, obchod, účetní a vývojáře.
• Výchozí rozložení pro nové kolegy – vlastní rozložení můžete nastavit jako výchozí pro nové kolegy.

Klasická nástěnka zůstává a přepnete se na ni jedním kliknutím.

E-maily ve vaší značce a zprávy klientům

• Nové e-mailové šablony – všechny e-maily mají stejný vzhled s vaším logem, barvou značky a patičkou firmy.
• Textová verze – každý e-mail má i textovou verzi, kterou vyžadují některé poštovní programy.
• Vlastní logo do e-mailů – nahrajete logo, které se v e-mailech zobrazí správně ve všech poštovních programech.
• Zprávy klientům – vlastní text v brandové šabloně s živým náhledem.
• Uložené zprávy – časté zprávy si uložíte: upomínku, žádost o podklady nebo oznámení odstávky.
• Přílohy ke zprávám – ke zprávě přiložíte faktury nebo soubory.
• Historie zpráv – odeslané zprávy najdete u klienta.

Skutečná cena obchodu a přesnost odhadů

• Skutečná cena vyhraného obchodu – u vyhraného leadu zapíšete, za kolik se obchod skutečně uzavřel.
• Přesnost odhadů a nabídek – nový report porovná odhad a nabídku se skutečností.
• Rozpočet klienta – u leadu zapíšete, s jakým rozpočtem klient počítá.
• Jak se o nás dozvěděli – nové pole u leadu se souhrnem v obchodním reportu.
• Zpětné datum – zadáte, kdy lead přišel a kdy se posunul do další fáze nebo byl vyhraný.
• Ceny na kanbanu – karta ukazuje skutečnou cenu, pak nabídku a teprve potom odhad označený ≈.

Týdenní plán, komentáře týmu a změnové požadavky

• Týdenní plán – Skyware navrhne plán z termínů a rozpracovaných úkolů podle vaší kapacity.
• Plán po svém – úkoly přetahujete mezi dny, přidáte vlastní body a odhady hodin.
• Plán celého týmu – vedoucí vidí týdenní plán všech kolegů.
• Interní komentáře – u projektů a úkolů má tým vlastní záložku, kterou klient nevidí.
• @zmínky – kolegu v komentáři označíte přes @zmínku a dostane upozornění.
• Změnové požadavky – když klient chce něco navíc, zapíšete dopad na hodiny, cenu a termín a pošlete mu to ke schválení do portálu.
• Změna po schválení – po schválení se upraví odhad, termín i rozpočet a vznikne milník k fakturaci.

Upomínky, hromadná fakturace a milníky

• Nové upomínky – Skyware upomínky připraví podle toho, jak klient obvykle platí.
• Schránka Ke schválení – každá upomínka čeká ve schránce Ke schválení, takže nic neodejde bez vašeho vědomí.
• Hromadná fakturace – paušály, služby a odvedenou práci vyfakturujete na konci měsíce najednou. Projdete seznam, upravíte, co je potřeba, a faktury se vystaví všem klientům.
• Fakturace po milnících – u projektu za pevnou cenu rozdělíte cenu na milníky, procentem nebo částkou.
• Milníky z checklistu – milník navážete na bod checklistu. Když je bod hotový, milník se objeví k fakturaci.
• Záloha jako první milník – záloha ze schválené nabídky je první milník projektu.

Rezervace schůzek a kalendář všeho, co má datum

• Rezervace schůzek – každý kolega má veřejný odkaz /book/…, kde si klient vybere volný termín z pracovní doby.
• Jen opravdu volné termíny – rezervace respektuje kalendář i nepřítomnosti.
• Pozvánka do kalendáře – potvrzení rezervace přijde s pozvánkou .ics.
• Zrušení odkazem – klient schůzku zruší odkazem z potvrzení.
• Ochrana proti spamu – rezervační formulář je chráněný proti spamu.
• Kalendář všeho, co má datum – projekty, aktualizace, úkoly, nové leady, další kroky, nabídky, rezervace, splatnosti faktur, platby, služby, licence i nepřítomnosti.
• Filtry kategorií – kategorie vyberete v rozbalovacích filtrech a u každé položky je vidět firma klienta.

Nabídky se schválením a požadavky se SLA

• Nabídky – nabídku sestavíte ze šablon a pošlete klientovi odkazem.
• Schválení nabídky online – klient nabídku schválí nebo odmítne online, bez tisku a skenování.
• Projekt a záloha ze schválené nabídky – ze schválené nabídky vznikne projekt i zálohová faktura. Nic se nepřepisuje.
• Požadavky klientů se SLA – každý klient může mít smlouvu s reakčními lhůtami podle priority.
• Hlídání lhůt – Skyware hlídá, kolik času zbývá, a upozorní dřív, než lhůta vyprší.
• Požadavky e-mailem – klient napíše na vaši podporovou adresu a z e-mailu se sám založí požadavek u správného klienta.

Portál klienta s fakturami, přehlednější menu a povinné 2FA

• Přehlednější menu – sekce Moje práce, Dokumenty, Projekty, Obchod, Klienti, Finance, Tým a Nastavení.
• Jedna otevřená sekce – volitelně může být otevřená vždy jen jedna sekce menu.
• Menu portálu klienta – portál má vlastní menu s tlačítkem Nový požadavek.
• Počítadla v portálu – klient vidí, kolik věcí na něj čeká.
• Faktury v portálu – nová stránka Faktury s PDF a ISDOC ke stažení.
• Výchozí role – v Nastavení zaměstnanců určíte roli, kterou dostanou noví kolegové.
• Povinné dvoufázové ověření – dvoufázové ověření zapnete povinně pro celý tým.

Drobnosti a opravy

• Zpřísnili jsme oprávnění ve vyhledávání a interních funkcích: klienti v portálu vidí jen data své firmy. Bezpečnost a data
• Tlačítka v kartách „Pozor na“ mají barvu karty.
• Přepínací tlačítka jsou při najetí myší čitelná.
• Automatické úlohy s vlastním intervalem se zobrazují s popisem česky.

Časová osa projektů, kanban a kalendář

• Časová osa (Gantt) – projekty a podprojekty na ose s termíny.
• Vytížení pod časovou osou – pod projekty vidíte vytížení týmu. Když posouváte termín, hned víte, jestli na to v tu dobu budou lidi.
• Kanban – úkoly ve sloupcích K řešení, Rozpracováno, Čeká a Hotovo. Stav změníte přetažením karty.
• Kalendář – termíny projektů, úkolů a faktur na jednom místě.
• Vlastní události – do kalendáře si přidáte i vlastní poznámky a události.

Šablony projektů a přehled nevyfakturované práce

• Šablony projektů – checklist, podprojekty a řešitelé připravení předem. Nový web, e-shop nebo servisní zakázku založíte za pár vteřin a vždy stejně.
• Termíny od data zahájení – termíny v šabloně se počítají od data zahájení projektu.
• Nevyfakturovaná práce – přehled odvedené fakturovatelné práce, která ještě není na faktuře, seřazený po klientech.
• Jedna faktura za více projektů – z přehledu nevyfakturované práce rovnou vystavíte jednu fakturu za více projektů jednoho klienta.

Drobnosti a opravy

• Výsledky vyhledávání ukazují logo firmy.
• U kontaktů ve vyhledávání vidíte fotku, takže správného „Nováka“ najdete na první pohled.

Ziskovost projektů, paušály a kapacita týmu

• Ziskovost projektů – u každého projektu porovnáte odpracované hodiny, jejich hodnotu a vyfakturovanou částku. Projekty, na kterých proděláváte, poznáte dřív, než skončí.
• Paušály – měsíční balíčky hodin pro klienty s průběžným čerpáním.
• Hlídání čerpání paušálu – Skyware upozorní, když se paušál blíží k vyčerpání nebo je přečerpaný, a vy to můžete klientovi říct včas.
• Kapacita týmu – kolik hodin má každý kolega naplánováno a kolik mu zbývá. Novou práci přidělíte tomu, kdo na ni má čas.

Drobnosti a opravy

• Tlačítka pro výběr z více možností jasně ukazují, co je zvolené.
• Obsah e-mailů z fronty má správné obrázky, odkazy i zalomení řádků.

Dokumenty jako správce souborů, firma u leadu a písmo systému

• Dokumenty jako správce souborů – složky a přetahování souborů z počítače i mezi složkami.
• Hromadné stažení – vybrané soubory stáhnete najednou v ZIPu.
• Koš – smazané soubory skončí nejdřív v koši.
• Klávesové zkratky – se soubory pracujete i z klávesnice.
• Soubory u klienta – v detailu klienta je stejný správce jen s jeho soubory.
• Firma a kontakt u leadu – firmu vyhledáte jako u projektů a faktur, kontakty se načtou až po jejím výběru, s fotkou a vlastním vyhledáváním.
• Písmo systému – v Nastavení › Obecné › Vzhled vyberete písmo a velikost pro celý tým i klientský portál.

Přehled tržeb a trezor přístupů

• Přehled tržeb – tržby po měsících na jednom grafu. Na první pohled vidíte, kde firma stojí.
• Srovnání s minulým rokem – každý měsíc porovnáte se stejným měsícem loni.
• Největší klienti – žebříček klientů podle tržeb.
• Kritické měsíce – přehled upozorní na měsíce, kdy tržby klesají.
• Trezor přístupů – přihlašovací údaje ke klientským webům, hostingům a službám jsou uložené šifrovaně u firmy klienta.
• Hesla jen pro oprávněné – kdo smí přístupy vidět, určují oprávnění, a hesla se zobrazí až na kliknutí.

Vyhledávání napříč celým Skyware

• Globální vyhledávání – jedno pole v horní liště hledá v klientech, kontaktech, projektech, fakturách i dalších agendách.
• Výsledky podle typu – výsledky jsou seřazené podle typu a jedním kliknutím jste v detailu.
• Bez ohledu na diakritiku – „zahradnictvi“ najde „Zahradnictví“. Hledání je rychlé i na telefonu, kde se háčky píšou špatně.
• Našeptávače ovládané klávesnicí – při výběru klienta, projektu nebo kolegy se pohybujete šipkami a potvrdíte Enterem, bez sahání na myš.

Drobnosti a opravy

• Když jedna část vyhledávání selže, ostatní výsledky se zobrazí dál a chyba je vidět.

Typy zakázek a obchodní report

• Typy zakázek – weby, e-shopy, grafika… každý typ má vlastní fáze pipeline.
• Sekvence podle typu – každý typ zakázky může mít i vlastní follow-up sekvence.
• Změna typu leadu – typ leadu jde kdykoli změnit a lead se přesune do odpovídající fáze.
• Jen pro některé leady – sekvence omezíte podle typu zakázky, zdroje leadu a hodnoty od–do.
• Obchodní report – trychtýř a úspěšnost podle fáze, zdroje a obchodníka.
• Důvody prohry – report ukáže, proč obchody prohráváte.
• Vyhraná hodnota po měsících – kolik jste v každém měsíci vyhráli.
• Výsledky sekvencí – v reportu vidíte, jak si follow-up sekvence vedou.

Platby z Fio banky se párují samy, faktury umí ISDOC

• Stahování plateb z Fio banky – Skyware sám stahuje pohyby z vašeho účtu.
• Automatické párování – podle variabilního symbolu Skyware přiřadí platbu k faktuře. Zaplacená faktura se označí bez vašeho zásahu.
• Výpis přijatých plateb – u každé platby hned vidíte, ke které faktuře patří.
• Ruční párování – když klient zaplatí bez variabilního symbolu, platbu přiřadíte k faktuře ručně.
• Částečné úhrady – faktura ukazuje, kolik zbývá doplatit, a zůstává mezi neuhrazenými, dokud není zaplacená celá.
• ISDOC pro účetní programy – faktury stáhnete ve formátu ISDOC, který načte většina českých účetních programů. Účetní už nemusí nic přepisovat z PDF.

Follow-up sekvence a API pro napojení webu

• Follow-up sekvence – sled e-mailů, úkolů a upozornění, který se spustí sám: nový lead, odeslaná nabídka, změna fáze, vyhraný nebo prohraný obchod, dokončený projekt. Například týden po odeslání nabídky odejde klientovi připomenutí a o tři dny později dostanete úkol zavolat.
• Vy určujete, kdy – za kolik dní a v kolik hodin, e-maily jen v pracovní dny.
• Vy určujete, co – text napíšete sami, nebo použijete šablonu ze Zpráv klientům. Každý e-mail může nejdřív čekat Ke schválení.
• Samy se zastaví, když klient odpoví, odhlásí se nebo obchod posunete či uzavřete.
• Bez opakování – stejný klient nedostane stejnou sekvenci dvakrát za půl roku.
• API pro poptávky z webu – poptávkový formulář na vašem webu založí lead v pipeline a uloží zdroj i kampaň. Integrace a API
• Klíče s oprávněními – každá aplikace dostane vlastní klíč jen s potřebnými oprávněními. Dokumentaci a přehled volání najdete v Nastavení › API.

Jak nastavit připomenutí nabídky krok za krokem

Obchod dnes, projekt na mobilu a historie jako tabulka

• Obchod dnes – widget na nástěnce a počítadlo v menu: kroky po termínu a leady, které dlouho stojí.
• Ranní upozornění – v pracovní dny ráno vám přijde přehled obchodních kroků na dnešek.
• Nabídka posouvá lead – s nabídkou se lead v pipeline sám posune dál.
• Detail projektu na mobilu – záložky ve spodní liště a ovládání palcem.
• Plán, kalendář a osa na mobilu – týdenní plán, kalendář i časová osa jsou přizpůsobené malé obrazovce.
• Historie projektu jako tabulka – sloupce s autorem, časem a stavem fakturace, hledání a filtry.
• Ruční odškrtnutí vyfakturované práce – vyfakturovanou práci můžete v historii projektu odškrtnout ručně.

Drobnosti a opravy

• Doplnili jsme přes 500 chybějících českých textů v profilu, firmě, projektu, fakturách a nastavení.
• Pozor na, Příštích 7 dní, Moje úkoly, Projekty a další widgety jdou zmenšit.
• Na širokém monitoru se vejde pět malých widgetů vedle sebe.

Skyware jako aplikace v telefonu a pipeline obchodu

• Zvoneček upozornění – v horní liště najdete všechna upozornění: zmínku kolegy, schválení klientem, nový požadavek, úkol.
• Upozornění do telefonu a prohlížeče – upozornění přijdou i jako notifikace. Co vám má chodit, nastavíte v profilu.
• Aplikace na plochu – Skyware si přidáte na plochu telefonu a otevírá se jako samostatná aplikace, bez adresního řádku.
• Zapsat čas odkudkoli – plovoucí tlačítko na telefonu, položka v nabídce + a rychlé akce na počítači. Čas zapíšete hned po práci, ne v pátek zpaměti.
• Pipeline – leady po fázích s hodnotou, obchodníkem a dalším krokem. Karty přetáhnete myší, na telefonu změníte fázi v detailu.
• Poptávky z portálu v pipeline – poptávky, které klienti zadají v portálu, se v pipeline objeví samy.

Rychlé hledání ⌘K, dokumentace a Skyware na mobilu

• Rychlé hledání ⌘K – kromě dat najde i stránky a akce. „Nová faktura“ napíšete a jste tam.
• Rychlý start – nový kolega i klient dostanou průvodce prvními kroky.
• Dokumentace – nápověda k celému systému po kapitolách podle menu, s hledáním.
• Nápověda ke stránce – z každé stránky otevřete nápovědu přímo k ní.
• Skyware na mobilu a tabletu – vysouvací menu, kompaktní horní lišta a obsah přes celou šířku displeje.
• Historie změn – u faktur, projektů, klientů i nastavení vidíte, kdo co vytvořil, změnil nebo smazal a jaká byla původní hodnota.
• Export dat klienta – všechna data jednoho klienta stáhnete jako ZIP, třeba když o ně požádá podle GDPR.

Drobnosti a opravy

• E-maily se podepisují klíčem DKIM vaší domény, takže je poštovní servery snáz přijmou. Nastavení a ověření DNS záznamu najdete v Nastavení › E-maily.
• Časová osa ukazuje nepřítomnosti.
• Časová osa upozorní na termín, který připadá na dovolenou řešitele.

Nové menu, role týmu a náhled očima klienta

• Nové menu – sekce podle práce: obchod, projekty, finance a další.
• Připnutí nahoru – cokoli z menu si připnete nahoru.
• Vlastní menu – skryjete, co nepoužíváte, a přeskládáte pořadí.
• Role a oprávnění – obchod, projekty, finance, ceny, trezor hesel… Role určuje, co kolega uvidí v menu, na nástěnce i v datech.
• Zobrazit jako klient – portál si projdete očima konkrétního kontaktu, jen pro čtení. Před pozváním klienta víte přesně, co uvidí.

Drobnosti a opravy

• U položek menu jsou počítadla.
• Menu ukazuje naposledy navštívené stránky.
• Menu jde sbalit.
• Klientský portál je uzavřený jen na data firmy klienta.

Cíle měsíce, prokliky z grafů a rychlé akce na nástěnce

• Cíle měsíce – tempo tržeb firmy a vašich fakturovatelných hodin s odhadem konce měsíce.
• Minulý týden – srovnání minulého týdne s týdnem předtím.
• Proklik z grafů – klik na měsíc v tržbách otevře jeho faktury, klik na kolegu ve vytížení jeho týdenní plán.
• Nastavení widgetů – ozubeným kolečkem zvolíte období, jen moje nebo všechny projekty, kolegy ve vytížení nebo počet dní kalendáře.
• Nový úkol ve widgetu – úkol založíte přímo ve widgetu Moje úkoly.
• Odškrtnutí z plánu – úkoly z plánu na dnes odškrtnete bez otevírání.
• Obnovování samo – widgety se obnoví každých 5 minut a po návratu do záložky.

Nová nástěnka z widgetů – každý si ji složí po svém

• Widgety – přes 25 widgetů: dnes, tržby, pohledávky, cashflow, DPH, úkoly, Pozor na, kalendář, vytížení, zdraví, obchod, paušály, nevyfakturováno, obnovy, požadavky klientů, kurzy měn, poznámka a další.
• Grafy a prokliky – většina widgetů má malý graf a proklik do detailu.
• Vlastní rozložení – widgety přidáte, odeberete, přetáhnete a změníte jim velikost.
• Rozložení pro každého – každý uživatel má své vlastní rozložení.
• Šablony podle role – připravená rozložení pro vedení, obchod, účetní a vývojáře.
• Výchozí rozložení pro nové kolegy – vlastní rozložení můžete nastavit jako výchozí pro nové kolegy.

Klasická nástěnka zůstává a přepnete se na ni jedním kliknutím.

Doručitelnost e-mailů a přehled fronty

• Jménem vaší firmy – e-maily odcházejí jménem vaší firmy a odpovědi chodí na váš e-mail.
• Kontrola SPF, DKIM a DMARC – v Nastavení › E-maily uvidíte náhled a kontrolu, jestli vás poštovní servery považují za důvěryhodného odesílatele.
• Přehled fronty e-mailů – v Nastavení vidíte, co čeká na odeslání a co selhalo.
• Odeslat znovu – e-mail, který selhal, odešlete znovu jedním kliknutím.
• Hlídání fronty – nástěnka upozorní, když se fronta e-mailů zasekne.
• Kopie do odeslané pošty – odeslané e-maily se ukládají do složky Odeslané ve vaší schránce, takže je máte i v poštovním programu.

Drobnosti a opravy

• Testovací e-mail v nastavení používá novou šablonu a výsledek uvidíte hned.
• Odhad DPH ukazuje celé názvy měsíců.

E-maily ve vaší značce a zprávy klientům

• Nové e-mailové šablony – všechny e-maily mají stejný vzhled s vaším logem, barvou značky a patičkou firmy.
• Textová verze – každý e-mail má i textovou verzi, kterou vyžadují některé poštovní programy.
• Vlastní logo do e-mailů – nahrajete logo, které se v e-mailech zobrazí správně ve všech poštovních programech.
• Zprávy klientům – vlastní text v brandové šabloně s živým náhledem.
• Uložené zprávy – časté zprávy si uložíte: upomínku, žádost o podklady nebo oznámení odstávky.
• Přílohy ke zprávám – ke zprávě přiložíte faktury nebo soubory.
• Historie zpráv – odeslané zprávy najdete u klienta.

Nepřítomnosti, zástup a retrospektiva projektu

• Nepřítomnosti – dovolená a nemoc jsou v kalendáři, na nástěnce i ve vytížení týmu.
• Předání zástupci – úkoly, služby a SLA předáte zástupci, který dostane e-mail.
• Návrat po dovolené – po návratu se vám předaná práce sama vrátí.
• Retrospektiva projektu – po dokončení Skyware shrne fakta: odhad proti realitě, termín, rozpočet, změny a hodnocení klienta.
• Poučení u šablony – doplníte, co se povedlo a co příště jinak, a poučení se ukáže u šablony při dalším podobném projektu.

Týdenní plán, komentáře týmu a změnové požadavky

• Týdenní plán – Skyware navrhne plán z termínů a rozpracovaných úkolů podle vaší kapacity.
• Plán po svém – úkoly přetahujete mezi dny, přidáte vlastní body a odhady hodin.
• Plán celého týmu – vedoucí vidí týdenní plán všech kolegů.
• Interní komentáře – u projektů a úkolů má tým vlastní záložku, kterou klient nevidí.
• @zmínky – kolegu v komentáři označíte přes @zmínku a dostane upozornění.
• Změnové požadavky – když klient chce něco navíc, zapíšete dopad na hodiny, cenu a termín a pošlete mu to ke schválení do portálu.
• Změna po schválení – po schválení se upraví odhad, termín i rozpočet a vznikne milník k fakturaci.

Hodnocení klientů, zdraví klientů a obnovy

• Hodnocení klientů – po uzavření požadavku nebo projektu Skyware připraví žádost o hodnocení a klient hodnotí v portálu.
• Spokojenost a NPS – výsledky hodnocení vidíte v přehledu i v detailu firmy.
• Zdraví klientů – skóre z tržeb, placení, spokojenosti, dodržování SLA a aktivity.
• Ohrožení klienti v pondělním souhrnu – klienty se slabým skóre uvidíte v pondělním souhrnu dřív, než odejdou.
• Obnovy jako obchodní příležitost – roční služby a licence před koncem platnosti se objeví jako příležitost.
• Nabídka na prodloužení – nabídku připravíte s navýšením ceny nebo slevou za víc let a schválením obnovu uzavřete.

Upomínky, hromadná fakturace a milníky

• Nové upomínky – Skyware upomínky připraví podle toho, jak klient obvykle platí.
• Schránka Ke schválení – každá upomínka čeká ve schránce Ke schválení, takže nic neodejde bez vašeho vědomí.
• Hromadná fakturace – paušály, služby a odvedenou práci vyfakturujete na konci měsíce najednou. Projdete seznam, upravíte, co je potřeba, a faktury se vystaví všem klientům.
• Fakturace po milnících – u projektu za pevnou cenu rozdělíte cenu na milníky, procentem nebo částkou.
• Milníky z checklistu – milník navážete na bod checklistu. Když je bod hotový, milník se objeví k fakturaci.
• Záloha jako první milník – záloha ze schválené nabídky je první milník projektu.

Automatizace, znalostní karta klienta a kalendář v telefonu

• Automatizace – pravidla „když… tak…“: když se v projektu něco stane, Skyware za vás udělá další krok – třeba přiřadí úkol nebo pošle upozornění kolegovi.
• Znalostní karta klienta – všechno podstatné o klientovi na jednom místě: kdo rozhoduje, na co si dát pozor, jaké technologie používá.
• Kalendář v telefonu – termíny ze Skyware si odeberete do Google, Apple nebo Outlook kalendáře.

Nabídky se schválením a požadavky se SLA

• Nabídky – nabídku sestavíte ze šablon a pošlete klientovi odkazem.
• Schválení nabídky online – klient nabídku schválí nebo odmítne online, bez tisku a skenování.
• Projekt a záloha ze schválené nabídky – ze schválené nabídky vznikne projekt i zálohová faktura. Nic se nepřepisuje.
• Požadavky klientů se SLA – každý klient může mít smlouvu s reakčními lhůtami podle priority.
• Hlídání lhůt – Skyware hlídá, kolik času zbývá, a upozorní dřív, než lhůta vyprší.
• Požadavky e-mailem – klient napíše na vaši podporovou adresu a z e-mailu se sám založí požadavek u správného klienta.

Služby, rozpočty v penězích a předpověď cashflow

• Služby – agenda opakovaných služeb pro klienty: hosting, zálohy, domény, certifikáty. Každá služba má cenu, období a datum obnovy.
• Služby v kalendáři – obnovy služeb vidíte v kalendáři vedle ostatních termínů.
• Předpověď cashflow – kolik peněz přijde a odejde na 3, 6 nebo 12 měsíců dopředu, z faktur, paušálů, služeb a nákladů.
• Rozpočty v penězích – u projektu za pevnou cenu nastavíte rozpočet v korunách a Skyware průběžně ukazuje, kolik se utratilo.
• Odhad marže – z rozpočtu a dosavadní práce Skyware odhaduje, s jakou marží projekt skončí.

Časová osa projektů, kanban a kalendář

• Časová osa (Gantt) – projekty a podprojekty na ose s termíny.
• Vytížení pod časovou osou – pod projekty vidíte vytížení týmu. Když posouváte termín, hned víte, jestli na to v tu dobu budou lidi.
• Kanban – úkoly ve sloupcích K řešení, Rozpracováno, Čeká a Hotovo. Stav změníte přetažením karty.
• Kalendář – termíny projektů, úkolů a faktur na jednom místě.
• Vlastní události – do kalendáře si přidáte i vlastní poznámky a události.

Zdraví projektů a opakované projekty

• Zdraví projektů – semafor rizik: projekty po termínu, přes rozpočet nebo bez pohybu. Najdete ho na nástěnce.
• Pondělní souhrn – vedení dostane každé pondělí souhrn zdraví projektů e-mailem.
• Opakované projekty – měsíční správu, čtvrtletní audit nebo roční kontrolu webu Skyware založí ze šablony sám, v termínu, který nastavíte.
• Učení z historie – u šablony vidíte, kolik hodin a dní projekty podle ní skutečně trvaly. Další nabídku tak odhadnete podle reality, ne podle optimismu.

Šablony projektů a přehled nevyfakturované práce

• Šablony projektů – checklist, podprojekty a řešitelé připravení předem. Nový web, e-shop nebo servisní zakázku založíte za pár vteřin a vždy stejně.
• Termíny od data zahájení – termíny v šabloně se počítají od data zahájení projektu.
• Nevyfakturovaná práce – přehled odvedené fakturovatelné práce, která ještě není na faktuře, seřazený po klientech.
• Jedna faktura za více projektů – z přehledu nevyfakturované práce rovnou vystavíte jednu fakturu za více projektů jednoho klienta.

Drobnosti a opravy

• Výsledky vyhledávání ukazují logo firmy.
• U kontaktů ve vyhledávání vidíte fotku, takže správného „Nováka“ najdete na první pohled.

Schvalování v portálu, reporty klientům a co vás dnes čeká

• Schvalování odhadů – odhad pošlete klientovi ke schválení do portálu. Klient potvrdí jedním kliknutím a souhlas máte zapsaný u projektu.
• Schvalování výkazů – stejně tak klient v portálu schválí výkaz odvedené práce.
• Reporty klientům – u kontaktu nastavíte, jak často má dostávat přehled odvedené práce, a Skyware report připraví sám.
• Report až po vaší kontrole – připravený report se odešle, až když ho zkontrolujete.
• Co mě dnes čeká – po přihlášení nástěnka ukáže úkoly s termínem, faktury po splatnosti, čekající schválení a další věci, které dnes potřebují vaši pozornost.

Ziskovost projektů, paušály a kapacita týmu

• Ziskovost projektů – u každého projektu porovnáte odpracované hodiny, jejich hodnotu a vyfakturovanou částku. Projekty, na kterých proděláváte, poznáte dřív, než skončí.
• Paušály – měsíční balíčky hodin pro klienty s průběžným čerpáním.
• Hlídání čerpání paušálu – Skyware upozorní, když se paušál blíží k vyčerpání nebo je přečerpaný, a vy to můžete klientovi říct včas.
• Kapacita týmu – kolik hodin má každý kolega naplánováno a kolik mu zbývá. Novou práci přidělíte tomu, kdo na ni má čas.

Drobnosti a opravy

• Tlačítka pro výběr z více možností jasně ukazují, co je zvolené.
• Obsah e-mailů z fronty má správné obrázky, odkazy i zalomení řádků.

Podprojekty a checklisty v úkolech

• Podprojekty – velkou zakázku rozdělíte na části s vlastními úkoly a termíny.
• Uzavření až po všech částech – nadřazený projekt nejde uzavřít, dokud nejsou hotové všechny jeho části.
• Checklisty v úkolech – úkol rozdělíte na jednotlivé body, které postupně odškrtáte.
• Řešitel a termín u každého bodu – body checklistu mají vlastního řešitele a termín. Úkol „Spustit web“ tak rozdělíte mezi více lidí a nic nevypadne.
• Úkoly odkudkoli – nový úkol založíte přímo ze stránky Úkoly, nemusíte kvůli tomu otevírat projekt.

Drobnosti a opravy

• Dokumenty firmy jsou dostupné jen přihlášeným uživatelům.
• Přehled projektů ukazuje odpracovaný a fakturovatelný čas vedle sebe.

Přijaté faktury, odhad DPH a licence

• Přijaté faktury – nahrajete PDF od dodavatele a Skyware z něj vytáhne číslo, částky a splatnost.
• Odhad DPH – u přijatých faktur Skyware odhadne DPH.
• Přehled nákladů – přijaté faktury máte vedle vydaných, takže vidíte náklady i tržby.
• Rychlejší nová faktura – typ, měna, bankovní účet i způsob platby se předvyplní podle klienta, takže většinou stačí doplnit položky.
• Licence – evidence licencí, které pro klienty spravujete, s daty platnosti.
• Vaše vlastní přístupy a licence – firma má své přístupy a licence ve stejné agendě jako klientské.

Přehled tržeb a trezor přístupů

• Přehled tržeb – tržby po měsících na jednom grafu. Na první pohled vidíte, kde firma stojí.
• Srovnání s minulým rokem – každý měsíc porovnáte se stejným měsícem loni.
• Největší klienti – žebříček klientů podle tržeb.
• Kritické měsíce – přehled upozorní na měsíce, kdy tržby klesají.
• Trezor přístupů – přihlašovací údaje ke klientským webům, hostingům a službám jsou uložené šifrovaně u firmy klienta.
• Hesla jen pro oprávněné – kdo smí přístupy vidět, určují oprávnění, a hesla se zobrazí až na kliknutí.

Fronta e-mailů a ochrana proti dvojkliku

• Fronta e-mailů – e-maily se neodesílají během ukládání formuláře, ale přes frontu na pozadí. Stránky se tak ukládají rychleji.
• Odeslání později místo ztráty – když poštovní server chvíli nefunguje, e-mail se odešle později, místo aby se ztratil.
• Ochrana proti dvojkliku – formulář se po odeslání zablokuje, takže nevzniknou dvě stejné faktury nebo dva stejné projekty.
• Po uložení tam, kde jste byli – po uložení se vrátíte do seznamu nebo detailu, ze kterého jste přišli.

Drobnosti a opravy

• Zabezpečili jsme zapamatovaná zařízení při přihlášení.
• Exporty a logy nejde stáhnout přímo z webu, jen po přihlášení.
• Stav databáze najdete v Logu systému.
• Skyware upozorní, když databáze není aktuální.
• Platby se stahují a párují i z účtu u Monety Money Bank.

Vyhledávání napříč celým Skyware

• Globální vyhledávání – jedno pole v horní liště hledá v klientech, kontaktech, projektech, fakturách i dalších agendách.
• Výsledky podle typu – výsledky jsou seřazené podle typu a jedním kliknutím jste v detailu.
• Bez ohledu na diakritiku – „zahradnictvi“ najde „Zahradnictví“. Hledání je rychlé i na telefonu, kde se háčky píšou špatně.
• Našeptávače ovládané klávesnicí – při výběru klienta, projektu nebo kolegy se pohybujete šipkami a potvrdíte Enterem, bez sahání na myš.

Drobnosti a opravy

• Když jedna část vyhledávání selže, ostatní výsledky se zobrazí dál a chyba je vidět.

Fakturace přímo z projektu a export dat

• Fakturace aktualizací projektu – odvedenou práci zapsanou u projektu vyfakturujete přímo z projektu.
• Nic dvakrát – vyfakturované záznamy se označí, takže se žádná práce nevyúčtuje dvakrát.
• Export do Excelu – aktualizace projektu i s odpracovaným časem vyexportujete do XLS, třeba jako podklad pro klienta.
• Export dat firmy – data firmy si kdykoli stáhnete celá. Jsou vaše a nejste na Skyware závislí.

Drobnosti a opravy

• Log systému v Nastavení ukazuje chyby a varování na jednom místě.
• Důležité problémy z Logu systému se objeví i na nástěnce.
• Zpřísnili jsme ukládání dat do databáze, aby žádný vstup nemohl poškodit záznamy.

Platby z Fio banky se párují samy, faktury umí ISDOC

• Stahování plateb z Fio banky – Skyware sám stahuje pohyby z vašeho účtu.
• Automatické párování – podle variabilního symbolu Skyware přiřadí platbu k faktuře. Zaplacená faktura se označí bez vašeho zásahu.
• Výpis přijatých plateb – u každé platby hned vidíte, ke které faktuře patří.
• Ruční párování – když klient zaplatí bez variabilního symbolu, platbu přiřadíte k faktuře ručně.
• Částečné úhrady – faktura ukazuje, kolik zbývá doplatit, a zůstává mezi neuhrazenými, dokud není zaplacená celá.
• ISDOC pro účetní programy – faktury stáhnete ve formátu ISDOC, který načte většina českých účetních programů. Účetní už nemusí nic přepisovat z PDF.

Dvoufázové přihlášení a denní zálohy

• Dvoufázové ověření – kromě hesla zadáte kód z aplikace v telefonu. Funguje pro tým i pro klienty v portálu.
• Schválená zařízení – přihlášení z nového zařízení je potřeba potvrdit.
• Silnější hesla – Skyware hlídá minimální délku a sílu hesla.
• Denní zálohy – databáze i soubory se zálohují každý den.
• Kopie záloh mimo hlavní server – zálohy se ukládají i do cloudového úložiště Dropbox.

Drobnosti a opravy

• Skyware běží na serverech v České republice a komunikuje jen přes šifrované spojení (HTTPS).

Klientský portál: požadavky a stav prací

• Klientský portál – klienti mají vlastní přístup do Skyware a vidí projekty své firmy.
• Přístupy zdarma – za klienty v portálu neplatíte. Pozvěte všechny kontakty, které potřebují mít přehled.
• Pozvánka e-mailem – u firmy klienta založíte kontakt a Skyware mu pošle odkaz na nastavení hesla.
• Požadavky z portálu – klient zadá požadavek s přílohami a prioritou a vidí, v jakém je stavu.
• Aktualizace v portálu – klient vidí aktualizace projektu i odpracovaný čas, kdykoli se podívá.
• Jen data své firmy – interní poznámky a hodinové sazby zůstávají skryté.

Faktury, zálohy a opravné doklady

• Vydané faktury – fakturu vystavíte k firmě klienta s položkami, splatností a variabilním symbolem.
• Zálohové faktury – po zaplacení zálohy k ní vystavíte daňový doklad.
• Opravné doklady – chybnou fakturu opravíte opravným daňovým dokladem.
• PDF faktury – faktura se vygeneruje jako PDF, připravené k odeslání i k tisku.
• Odkaz pro klienta – klient fakturu otevře i odkazem, nemusí hledat přílohu.
• Faktury v cizí měně – kurz se načte z ČNB, takže ho nemusíte dohledávat.

Drobnosti a opravy

• E-maily ze Skyware odcházejí přes váš vlastní SMTP server.

Firmy a kontakty klientů, údaje z ARES

• Firmy klientů – každý klient má kartu firmy s fakturačními údaji, projekty a fakturami.
• Kontakty – lidé u firmy klienta s e-mailem a telefonem. Hned víte, komu zavolat.
• Načtení podle IČO – po zadání IČO Skyware doplní název a adresu firmy z ARES.
• Dokumenty firmy – smlouvy a podklady klienta uložíte přímo k jeho firmě.

Projekty, úkoly a aktualizace na jednom místě

• Projekty – každá zakázka má svůj projekt s klientem, termínem a popisem. Všechno k zakázce najdete na jednom místě.
• Úkoly s termíny – úkoly v projektu mají odpovědného kolegu a termín, takže je jasné, kdo co dělá a dokdy.
• Aktualizace projektu – odvedenou práci zapíšete jako aktualizaci u projektu. Celý tým vidí historii zakázky od začátku.
• Odpracovaný a fakturovatelný čas – u každé aktualizace zapíšete, kolik času práce zabrala a kolik z toho se bude fakturovat.
• Přílohy – podklady, soubory a náhledy přiložíte přímo k projektu nebo k aktualizaci.