Funkce
Co všechno Skyware umí
Systém, který vznikl z každodenní práce pro klienty – od první poptávky po zaplacenou fakturu a dlouhodobou péči.
Projekty a požadavky klientů
Každá zakázka má svůj projekt s úkoly, termíny, aktualizacemi a přílohami. Požadavky klientů přicházejí z portálu i e-mailem a samy se zařadí k projektu.
- Úkoly s termíny a odpovědnými, kanban a týdenní plán
- Časová osa projektů a podprojektů s kapacitou týmu
- Požadavky s prioritou a lhůtami podle SLA smlouvy klienta
- Šablony projektů a opakované projekty
- Zdraví projektů – co je po termínu, přes rozpočet nebo bez pohybu
- Interní komentáře se zmínkami kolegů, které klient nevidí
- Pošta – sdílené schránky, e-maily u klienta, leadu nebo projektu a odpověď přímo ze Skyware
- Kontrola phishingu v odkazech a přílohách e-mailů, blokování odesílatelů
- Přehled projektů po klientech – podprojekty pod hlavním projektem, odpovědná osoba, štítky, rozpočet a zdraví
- Nový projekt jako průvodce po krocích, podprojekt rovnou z menu projektu
- Projekty bez sledujících na jeden klik a hromadné přidání sledujících
Výkazy práce
Čas zapíšete u aktualizace projektu, stopkami nebo jedním klepnutím v telefonu. Skyware rozliší fakturovatelnou práci a hlídá, co ještě nebylo vyfakturováno.
- Odpracovaný a fakturovatelný čas u každé aktualizace
- Přehled nevyfakturované práce po klientech
- Paušály s čerpáním hodin a upozorněním na přečerpání
- Rozpočty v penězích u projektů za pevnou cenu a odhad marže
- Poučení z historie – skutečné hodiny podle šablon projektů
Fakturace a platby
Faktury vystavíte z odvedené práce, milníku nebo paušálu. Platby se spárují z banky a na neplatiče se upomínky připraví samy.
- Faktury, zálohové faktury s daňovým dokladem, opravné doklady
- ISDOC pro účetní programy, PDF a odkaz pro klienta
- Hromadná měsíční fakturace paušálů, služeb a práce
- Párování plateb z bankovního účtu
- Upomínky podle toho, jak klient platí, a označení dlužníků
- Předpověď cashflow na několik měsíců dopředu a odhad DPH
- Hlídání přiznání DPH – připomínky termínu, DUZP nepustí do podaného měsíce
- Měsíční balíček pro účetní – PDF, ISDOC, přijaté originály a export do jejího programu
- Několik vzhledů faktury s náhledem naživo a barvou vaší značky
- Faktury, nabídky a e-maily klientovi v jeho jazyce – česky nebo anglicky
- Přehled vydaných faktur po měsících nebo odběratelích se součty k úhradě a po splatnosti
- Pokladna a ostatní doklady – účtenky, platby kartou a poplatky s fotkou účtenky, pokladní kniha s průběžným zůstatkem
- Interní doklady a zúčtování DPH za období – vlastní daňová povinnost nebo nadměrný odpočet
- Majetek – dlouhodobý i drobný, daňové odpisy rovnoměrné i zrychlené, přehled roku pro účetní
Obchod
Poptávky z webu, portálu i e-mailu končí v pipeline. Každý typ zakázky má vlastní fáze a Skyware každé ráno řekne, co je dnes potřeba udělat.
- Pipeline podle typu zakázky (weby, e-shopy, grafika…)
- Nabídky z šablon, schválení klientem online, projekt a záloha ze schválené nabídky
- Podpis nabídek, dokumentů a smluv online – odkazem, bez přihlášení (prostý elektronický podpis)
- Smlouvy ze šablon s proměnnými, napsaných ve Skyware nebo nahraných z Wordu – s klienty i s kolegy
- Podpis smlouvy oběma stranami s ověřovacím kódem, hlídání konce platnosti a automatické prodloužení
- Rezervace schůzek – klient si vybere volný termín na veřejném odkazu kolegy
- Obchod dnes – kroky po termínu a leady bez kontaktu
- Automatické follow-upy: e-mail, když klient týden nereaguje na nabídku
- Obnovy služeb a licencí jako obchodní příležitost
- Report – úspěšnost podle fáze, zdroje a obchodníka, důvody proher
- Předpověď tržeb na 3 měsíce a vytížení týmu – kdy můžeme začít
- Volitelné položky nabídky, které si klient vybere při schválení
- Skutečná cena vyhraného obchodu a report přesnosti odhadů a nabídek
- Rozpočet klienta, „Jak se o nás dozvěděli“ a přílohy u leadu
Formuláře
Zpětná vazba ze školení, přihlášky, ankety mezi kolegy. Formulář poskládáte za pár minut, odkaz rozešlete a odpovědi máte přehledně ve Skyware – žádné tabulky ani cizí služby.
- Text, e-mail, telefon, číslo, datum, výběr z možností, hvězdičky, škála 0–10, souhlas i nahrání souboru
- U každé otázky povinná, nebo volitelná – slovy, ne hvězdičkou
- Veřejný odkaz, odkaz s heslem, nebo jen pro kolegy – vybrané týmy, role či lidi
- Rozeslání e-mailem každému zvlášť s osobním odkazem – nikdo nevidí ostatní příjemce a vy víte, kdo odpověděl
- Připomínka jen těm, kdo ještě neodpověděli
- Souhrn po otázkách – průměr hodnocení, NPS, rozložení odpovědí – a tabulka všech odpovědí s hledáním
- Uzávěrka, limit odpovědí, každý jen jednou a vlastní poděkování
- Zpětná vazba k proběhlému školení jedním tlačítkem – kopie formuláře rovnou účastníkům
- Kopie starších formulářů pro další školení nebo akci
Klientský portál
Klienti mají vlastní přístup. Vidí jen to, co patří jejich firmě, a to podstatné schválí jedním kliknutím.
Více o klientském portálu →- Zadávání požadavků a přehled jejich stavu
- Schvalování nabídek, odhadů, výkazů a změn rozsahu
- Faktury ke stažení včetně ISDOC
- Hodnocení spokojenosti po dokončení
- Pro klienty skladu (3PL) zásoby, pohyby a objednávky
- Náhled „očima klienta“ – uvidíte přesně to, co klient
- Nástěnka klienta – co na něj čeká (nabídky, schválení, faktury, smlouvy), jeho požadavky, projekty, čerpání paušálu a lidé, kteří pro něj pracují
- Oznámení na nástěnce klienta – odstávka, provoz o svátcích, novinky – volitelně i e-mailem
- Hotline tým pro urgentní požadavky – klient ho vybere jen se souhlasem s příplatkem
- Obchodní podmínky s verzemi – souhlas při zadání požadavku a upozornění na změny od posledního souhlasu
- Portál i e-maily v jazyce klienta, tmavý režim podle jeho volby
Tým a přehledy
Nástěnka ukáže každému to, co je jeho – termíny, úkoly, schvalování i peníze. Role určují, kdo co vidí.
Bezpečnost a oprávnění →- Nástěnka z widgetů podle role (vedení, obchod, projekty, finance)
- Zeptej se Skylar – otázky běžnou řečí nad daty firmy
- Vytížení týmu, nepřítomnosti a předání práce kolegovi
- Role a oprávnění, historie změn
- Upozornění v aplikaci i do telefonu, instalace na plochu
- Mobilní verze ovládaná palcem – navigace, hledání i Skylar dole
- Kalendář všeho, co má datum – od úkolů po splatnosti faktur, s filtrem kategorií
- Kalendář s termíny, který si připojíte do Google i Apple kalendáře
- Firemní chat – přímé zprávy, skupiny, místnosti a chat k projektu, vlákna, reakce, přílohy a formátování
- Ze zprávy v chatu úkol nebo žádost jedním klikem
- Pracovní doba a režim Nerušit – upozornění počkají do rána, urgentní projdou
- Týmy pro zmínky, sledování projektů a okruh formulářů
- Oznámení pro kolegy na nástěnce – pro všechny nebo vybrané role, se zvonečkem a přehledem, kdo si je přečetl
- Tmavý režim – světlý, tmavý nebo podle systému, volba každého uživatele
- Rozhraní v češtině nebo angličtině podle profilu kolegy
- Kalendář se státními svátky, jmeninami a narozeninami kolegů
- Přehledy seznamů seskupené po klientech – nabídky, služby, kontakty, faktury, smlouvy, majetek i kolegové
Personalistika
Karty zaměstnanců, nástupy a odchody, dovolené, školení i svěřený majetek. Osobní údaje vidí jen ten, kdo má, a vždy se ví, kdo je otevřel.
- Karta zaměstnance i bez účtu ve Skyware – smlouvy, výpověď s výpočtem výpovědní doby, dokumenty
- Checklisty nástupu a odchodu s úkoly pro IT, nadřízeného nebo roli
- Žádosti o dovolenou, home office a sick day se schválením a nárokem na dovolenou
- Školení a certifikace s platností – připomínky před koncem, povinná školení podle role
- Svěřený majetek s předávacím protokolem k elektronickému podpisu
- Mzdy jen s oprávněním a export pro mzdovou účetní
- Osobní údaje jen s dvoufázovým ověřením, záznam kdo nahlížel a odhlášení po nečinnosti
Žádosti a schvalování
Nákup vybavení, služební cesta, školení – kolega požádá, nadřízený schválí v jednom nebo více krocích a Skyware udělá, co má následovat.
- Vlastní druhy žádostí s poli, kdo smí žádat a kdo schvaluje
- Služební cesta – po schválení v nepřítomnostech, po návratu vyúčtování stravného, kilometrů a výdajů
- Rozpočty oddělení – čerpáno, čeká a zbývá, schvalovatel vidí překročení
- Ze schválené žádosti rovnou do majetku nebo do evidence školení
- Rezervace zasedaček, služebních aut a vybavení bez kolizí a kniha jízd
Sklad
Produkty a zásoby ve více skladech včetně zboží klientů (3PL). Skladník pracuje z terminálu, doklady a závěrky vznikají samy.
- Produkty s EAN, ISBN a SKU, fotkami a měrnými jednotkami s převody
- Více skladů s mapou regálů, pozic a úrovní
- Palety i smíšené, šarže a expirace, FIFO a další způsoby vyskladnění
- Příjem, objednávky a vychystávání, doplňování pozic podle priorit
- Terminál skladníka na telefonu se čtečkou, přihlášení PINem nebo kartou
- Příjemky, výdejky, převodky, odpisy a inventurní rozdíly
- Měsíční závěrky skladu v kusech i korunách
- Úkony skladu pro fakturaci klientům a evidence poškození
- Čísla SSCC a štítky GS1-128, zásoby a objednávky klientů v portálu
Napojení a data
Skyware není uzavřený. Web, e-mailová schránka i účetnictví se dají propojit.
Všechny integrace →- Platby z Fio banky a Monety Money Bank se stahují a párují samy
- API s klíči a oprávněními – poptávky z webu rovnou do pipeline
- Příjem požadavků z e-mailové schránky
- ISDOC faktur a export do Pohody, Money S3, ABRA Flexi, iDokladu a Fakturoidu
- Webhooky – Skyware pošle událost do vašeho systému
- Přihlášení účtem Google nebo Microsoft
- Import klientů a kontaktů z Excelu nebo CSV
- AI asistent s vaším klíčem – Claude, GPT nebo Gemini; jen navrhuje, rozhodujete vy
- Sklad: čísla SSCC a štítky GS1-128 pro palety
- Export všech dat firmy
Ukážeme vám Skyware na vaší práci
Napište, jak dnes pracujete s projekty, klienty a fakturací. Projdeme to spolu a navrhneme, jak by to vypadalo ve Skyware.