Na konci měsíce sedíte nad fakturami a skládáte dohromady, co se pro koho dělalo. Velké zakázky si pamatujete. Ale co ta úprava formuláře, kterou kolega udělal ve středu večer? Telefonát, ve kterém jste klientovi půl hodiny vysvětlovali nastavení DNS? Oprava po aktualizaci pluginu, kterou jste slíbili „hned“?
Tyhle drobnosti se do faktury často nedostanou. Ne proto, že byste je nechtěli účtovat, ale protože o nich na konci měsíce nikdo neví.
Kde se práce ztrácí
Nevyfakturovaná práce má pár typických míst, kudy uniká:
- Drobné požadavky mimo projekt. Klient napíše e-mail, vy to opravíte za dvacet minut a jdete dál. Nikde nevznikl záznam.
- Práce „navíc“ na projektu za pevnou cenu. Klient chce ještě jednu variantu, ještě jednu stránku. Uděláte ji, protože je to rychlejší než o ní diskutovat – a změna rozsahu se nikde neobjeví.
- Čas zapsaný, ale nevyúčtovaný. Výkaz existuje, ale leží v tabulce nebo v jiném systému a při fakturaci se na něj zapomene.
- Paušál, který se tiše přečerpává. Klient má deset hodin měsíčně, reálně jich spotřebuje patnáct a vy to zjistíte až při ročním srovnání.
- Konzultace a telefonáty. Tady je hranice mezi „službou zákazníkovi“ a prací nejtenčí. Často je v pořádku je nefakturovat – ale mělo by to být rozhodnutí, ne náhoda.
Proč to nestačí „dohnat“ na konci měsíce
Zpětné skládání výkazů má dva problémy. Za prvé si nevzpomenete na všechno – a zapomínají se vždycky ty menší položky, kterých je nejvíc. Za druhé, i když si vzpomenete, faktura přijde klientovi s popisem „drobné úpravy“, který nic neříká. Klient pak oprávněně chce vědět, co za tu částku dostal, a vy dohledáváte e-maily.
Řešení není přísnější kontrola na konci měsíce, ale zapisování práce tam, kde vzniká.
Tři návyky, které fungují
Čas se zapisuje u práce, ne do tabulky
Kdo opraví chybu, napíše k ní krátkou poznámku a odpracovaný čas. Hned, ne v pátek. Čím méně kliknutí to stojí, tím spíš se to stane – ideálně přímo u požadavku nebo projektu, případně z telefonu cestou od klienta.
Každý zápis má jasný stav
U každé položky musí být vidět, jestli je fakturovatelná a jestli už byla vyfakturovaná. Bez toho nevíte, co z odpracovaných hodin ještě čeká na fakturu. Rozhodnutí „tohle klientovi neúčtujeme“ je v pořádku – jen ho udělejte vědomě a zapište.
Jednou týdně přehled po klientech
Nečekejte na konec měsíce. Krátký týdenní pohled na to, co je u kterého klienta odpracované a nevyfakturované, odhalí problémy dřív:
| Co v přehledu hledat | Co to znamená |
|---|---|
| Klient s hodinami, ale bez projektu | drobné požadavky, které nikdo neúčtuje |
| Projekt za pevnou cenu s rostoucím časem | změna rozsahu, o které je potřeba mluvit |
| Paušál nad limitem | čas na rozhovor o navýšení |
| Starý nevyfakturovaný čas | práce, na kterou se zapomnělo |
Tip: Když přehled ukáže práci navíc na zakázce za pevnou cenu, řešte to s klientem hned jako změnu rozsahu. Po předání projektu se o dalších penězích jedná mnohem hůř.
Jak o práci navíc mluvit s klientem
Samotná evidence nestačí, pokud se pak bojíte práci vyúčtovat. Nejčastější důvod, proč firmy drobnosti neúčtují, není zapomnění, ale obava z reakce klienta. Pomůže pár jednoduchých pravidel:
- Řekněte to předem. Když klient chce něco mimo dohodnutý rozsah, stačí jedna věta: „Tohle uděláme, bude to zhruba hodina navíc.“ Klient pak fakturu čeká.
- Popisujte konkrétně. „Úprava kontaktního formuláře – přidání pole pro IČO“ klient přijme snáz než „drobné úpravy“.
- Fakturujte pravidelně. Menší částka každý měsíc je pro klienta příjemnější než jedna velká položka za půl roku, na kterou si už nikdo nevzpomene.
- Ukažte, co jste neúčtovali. Pokud se rozhodnete něco odpustit, napište to do faktury jako položku s nulovou cenou. Klient uvidí, že si jeho spolupráce vážíte, a zároveň ví, že to není samozřejmost.
Klienti obvykle nemají problém platit za práci, o které vědí. Problém mají s překvapením.
Jak to máme ve Skyware
Skyware vznikl právě z tohohle problému. Ve Skyware se čas zapisuje u aktualizace projektu nebo požadavku, stopkami, nebo jedním klepnutím v telefonu. Každý zápis nese odpracovaný a fakturovatelný čas a stav, jestli už je vyfakturovaný.
Z toho vzniká přehled Nevyfakturovaná práce po klientech. Vidíte, u koho leží kolik neúčtovaných hodin, a jednou fakturou můžete vyúčtovat práci z více projektů najednou. U paušálů Skyware hlídá čerpání hodin a upozorní na přečerpání, u zakázek za pevnou cenu ukazuje rozpočet v penězích a odhad marže.
Na konci měsíce pak hromadná fakturace připraví faktury za paušály, služby i odvedenou práci najednou – s popisem položek, ve kterém klient pozná, za co platí.
Kde začít
Nemusíte hned měnit systém. Začněte tím, že si tento měsíc projdete tři věci:
- Kolik drobných požadavků jste vyřídili mimo projekty – a kolik z nich se objevilo ve fakturách.
- Které zakázky za pevnou cenu se protáhly – a jestli jste o tom s klientem mluvili.
- Které paušály se čerpají víc, než klient platí.
Pokud vás výsledek překvapí, podívejte se, jak Skyware řeší výkazy a fakturaci pro IT firmy, nebo nám napište – ukážeme vám to na tom, jak pracujete vy.