Pokud vystavujete faktury v PDF, vaše účetní – nebo účetní vašeho klienta – je nejspíš přepisuje ručně. Číslo faktury, datum, dodavatel, IČO, částky podle sazeb DPH. U pár faktur měsíčně je to otrava, u desítek je to hodiny práce a prostor pro překlepy.

ISDOC tento krok odstraňuje. Faktura nejde jen jako obrázek pro lidi, ale i jako strukturovaná data pro účetní program.

Co je ISDOC

ISDOC je český formát pro výměnu elektronických faktur a dalších dokladů. Technicky jde o soubor XML s pevně danou strukturou: každý údaj z faktury – dodavatel, odběratel, data, položky, sazby DPH, součty, platební údaje – má v něm své přesné místo.

Formát vznikl v Česku jako společný standard výrobců účetních a informačních systémů, aby si programy mohly doklady předávat bez ručního přepisu. Aktuální verze je ISDOC 6.

V ISDOC najdete všechno, co je na faktuře:

  • Identifikace dokladu – číslo, typ dokladu, data vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti.
  • Strany – dodavatel a odběratel včetně IČO, DIČ a adresy.
  • Položky – popis, množství, jednotková cena, sazba DPH.
  • Rekapitulace DPH – základ a daň pro každou sazbu, celková částka.
  • Platební údaje – číslo účtu, variabilní symbol, způsob úhrady.
  • Vazby – například odkaz opravného dokladu na původní fakturu.

Doklad v ISDOC může mít několik podob:

  • Samostatný soubor .isdoc – čistá data v XML.
  • Balíček .isdocx – data spolu s přílohami, například s PDF faktury.
  • PDF s vloženým ISDOC – běžná faktura v PDF, uvnitř které jsou data přiložená. Člověk vidí obvyklou fakturu, účetní program si z ní data načte.

Proč ho chce vaše účetní

Pro účetní je rozdíl mezi PDF a ISDOC zásadní:

  • Žádné přepisování. Účetní program fakturu načte a údaje doplní sám.
  • Méně chyb. Nepřehodí se číslice v IČO, částce ani variabilním symbolu.
  • Rychlejší zpracování. Čas, který účetní ušetří, můžete ušetřit i vy – pokud platíte za zpracování dokladů.
  • Správně rozdělené DPH. Základy a daň podle sazeb jsou v datech přesně, ne jen v obrázku.

A totéž platí u vašich klientů. Pokud jim posíláte faktury v ISDOC, jejich účetní je zpracuje rychleji – a faktura se dřív dostane k proplacení.

Jak to vypadá v praxi

Bez ISDOC to u faktury, kterou klientovi pošlete, probíhá takhle: klient fakturu přepošle účetní, ta ji otevře, údaje opíše do účetního programu, zkontroluje součty a zaúčtuje. U každé faktury znovu.

S ISDOC účetní soubor jen načte. Program sám založí doklad, doplní partnera podle IČO a rozdělí částky podle sazeb DPH. Účetní pak doklad jen zkontroluje a zaúčtuje. Kontrola zůstává – přepisování mizí.

Totéž platí opačným směrem. Když vám dodavatelé posílají faktury s ISDOC, zpracujete je rychleji i vy.

Co z toho máte vy jako dodavatel

ISDOC nepomáhá jen účetním. Pro vás jako dodavatele má tři praktické výhody:

  • Faktura se rychleji zpracuje. U klienta nečeká na přepsání, a tím dřív se dostane k proplacení.
  • Méně dotazů. Když se údaje nepřepisují, nevznikají překlepy ve variabilním symbolu nebo částce, kvůli kterým se platba nespáruje.
  • Profesionální dojem. Klientova účetní ocení, že s vašimi fakturami nemá práci – a klienti to slyší.

Co ISDOC není

Aby nedošlo k omylu:

  • Není to povinnost. Mezi firmami můžete fakturovat v PDF i papírově, ISDOC je dobrovolný standard.
  • Nenahrazuje obsah faktury. Faktura musí mít všechny zákonné náležitosti bez ohledu na formát.
  • Není to totéž co datová schránka. ISDOC je formát souboru, ne způsob doručení. Posílat ho můžete e-mailem, stáhnout z portálu nebo předat jinak.

Jak začít posílat ISDOC

Nejjednodušší je, když ho umí váš fakturační systém sám – bez exportů a převodů. Při výběru nebo kontrole systému se zeptejte:

  1. Vytvoří ISDOC ke každé faktuře automaticky? Ruční export se časem přestane dělat.
  2. Umí i zálohové faktury a opravné doklady? Nejen běžné faktury.
  3. Může si klient ISDOC stáhnout sám? Třeba spolu s PDF faktury.
  4. Umí ISDOC i načíst? U přijatých faktur ušetří přepisování vám.

Tip: Než začnete ISDOC posílat klientům, domluvte se s vlastní účetní. Ověřte si, že její program soubory načte, a pošlete jí zkušební fakturu.

Jak to řešíme ve Skyware

Skyware vytváří ISDOC ke každé faktuře – k běžným i zálohovým fakturám, daňovým dokladům k záloze a opravným dokladům. Klient dostane fakturu e-mailem jako PDF s ISDOC a odkaz, přes který si ji kdykoli stáhne znovu. V klientském portálu má všechny faktury své firmy pohromadě.

Přijaté faktury nahrajete do Skyware jako PDF nebo ISDOC a údaje se z nich přečtou – z ISDOC úplně všechny, včetně DPH podle sazeb. I opačným směrem tak odpadá přepisování.

Platby se pak z Fio banky nebo Monety stahují a párují s fakturami samy – účetní i vy vidíte, co je zaplaceno.

Víc o fakturaci ve Skyware najdete v přehledu funkcí a o napojení na účetnictví na stránce Integrace. Chcete to vidět v praxi? Domluvte si ukázku.